13 de abril de 2018 Acterys

5 Consejos para mejores informes financieros en Excel

Excel es probablemente el software de aplicación más completo y ampliamente utilizado. En más de 20 años en la industria de BI todavía tengo que ver una solución más versátil. Es probable que todos solo usemos una fracción de lo que esta herramienta puede hacer y, a menudo -particularmente con todas las funciones de cambio de juego agregadas en los últimos años- no está a la altura de sus capacidades actuales. Estos son mis consejos favoritos de 5 que ayudan a muchos de nuestros clientes a usar Excel de manera más efectiva con fines de informes financieros:

Separar datos y presentación

Este es el esencial, sobre el cual también escribí un blog dedicado: Excel A BI juguete?. Si está utilizando grandes volúmenes de datos de otras fuentes disponibles en un formato estructurado, evite copiarlo y pegarlo directamente en Excel. Excel nunca fue una base de datos. Solo creará muchos problemas de mantenimiento y rendimiento. Este es 2018. Hay fantásticas opciones para establecer una conexión en vivo a sus datos en Excel, particularmente compatible con Power Query que le permite integrar casi cualquier fuente bajo el sol súper fácilmente y transformarlo a sus requisitos. A diferencia de copiar y pegar, este enfoque le dará un enlace dinámico a sus respectivas fuentes de datos y la hoja de cálculo se actualizará automáticamente reflejando el estado actual de los datos. Al usar una importación de archivo plano, actualizará según la última versión del archivo o con múltiples archivos planos. Puede configurar Power Query para vincular todos los archivos en una carpeta de carga donde los datos de cada archivo nuevo se agregarán automáticamente a sus datos. modelo.

Vistas de fórmula

Esto requiere la propina antes: los informes de fórmula requieren una "OLAP" fuente de datos, por ejemplo Power Pivot (que puede vincularse a casi cualquier fuente, por ejemplo, tablas relacionales, etc.) cuando desee almacenar datos localmente en la hoja o soluciones como SQL Server Analysis Services (Tabular o Multi-Dimensional), así como variedad de opciones de terceros en una configuración de servidor de cliente.

Las vistas de fórmula se pueden iniciar desde cero o mediante la conversión de una tabla dinámica (tenga en cuenta que es mejor duplicar previamente la tabla pivote, de lo contrario se perderá). El beneficio aquí es que tiene un informe vinculado dinámicamente a sus datos de origen con total flexibilidad con respecto al diseño (informes asimétricos, por ejemplo, año real actual / año actual del presupuesto) así como excelentes opciones para actualizar las estructuras de los informes en función de las fórmulas:

Tablas Pivot

Todavía estoy sorprendido de cómo muchos profesionales de las finanzas no están haciendo uso de la potencia incomparable de la tabla pivote que proporciona una gran flexibilidad para la presentación de informes (¡y con el uso de Acterys para la planificación!). Mis consejos no tan conocidos aquí: haga uso de detalles (haga doble clic en una celda) para acceder a los registros subyacentes de una celda (desafortunadamente aún no compatible con DirectQuery), use "Exploración rápida" para profundizar en los detalles de otra Atributo de dimensión y combinar Pivot Tables con Pivot Charts. Aquí están algunos ejemplos:

Pantalla dividida para trabajar con dos tablas pivote

Exploración rápida en la tabla pivote

Formato condicional

Un gran ayudante en particular junto con la tabla Pivot es el formato condicional (que incluso puede configurarse para aplicarse solo a tuplas de medida en particular si está utilizando una fuente OLAP como Acterys). Para ayudar a su audiencia a comprender los datos “de un vistazo y ponerlos en perspectiva, por ejemplo, mediante el uso de un formato condicional de barra, se mostrará de inmediato al usuario el significado de una celda antes de que tenga que mirar conscientemente el número y señalar los valores atípicos. Mi recomendación aquí: sea sutil, use colores no demasiado duros para el ojo y considere usar el formato condicional para señalar el tipo de celda, por ejemplo, por escenario de datos: usar un color de fondo blanco para celdas normales y un sombreado para un escenario diferente como "presupuesto "(Especialmente importante cuando está utilizando Acterys donde los usuarios pueden ingresar datos en la tabla dinámica. Esto les mostrará inmediatamente dónde deben ingresar)

Sugerencias generales de diseño

Las miles de hojas de cálculo de clientes que he visto a menudo contienen ideas absolutamente cruciales pero, en la mayoría de los casos, presentadas de una manera que no necesariamente quiere que alguien pase más tiempo de lo necesario con ellas porque son horriblemente feas. Demasiado a menudo veo pesadillas temerarias de colores. Aquí hay algunos consejos:

Con la titulación mi consejo: use un cuadro de texto claro, haga clic en él y agregue un enlace dinámico en la barra de fórmulas, por ejemplo = "Resultados financieros" y $ C $ 6 para que el título sea independiente de todos los cambios en la hoja y actualice dinámicamente según detalles seleccionados, por ejemplo, en este caso, apuntando a la celda que contiene la hora y el nombre de la empresa.

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